Uyarılar ve Hatırlatmalar

SetGet Uyarılar ve Hatırlatmalar sistemi, çalışma alanınızda önemli olaylar meydana geldiğinde ekibinize gerçek zamanlı bildirimler iletir. Bir iş öğesinin durumu değiştiğinde, bir son tarih geçtiğinde veya bir ekip arkadaşınız sizi bir yorumda etiketlediğinde, uyarı sistemi doğru kişinin doğru kanaldan doğru zamanda bilgilendirilmesini sağlar.

Uyarılar çalışma alanı düzeyinde çalışır ve çalışma alanı ayarlarınızdaki Hatırlatmalar bölümünden erişilebilir. Sistem üç bildirim kanalını destekler --- uygulama içi, e-posta ve SMS --- ve hangi olayların bildirim tetikleyeceği, kimin alacağı ve nasıl iletileceği üzerinde ayrıntılı kontrol sağlar.

Uyarılar neden önemlidir

Birçok hareketli parçaya sahip bir proje yönetimi ortamında kritik güncellemeler kolayca gözden kaçabilir. Bir öncelik yükseltmesi, engellenmis bir iş öğesi veya geçen bir son tarih, ekip üyeleri proje panosunu aktif olarak izlemiyorsa fark edilmeyebilir. Uyarı sistemi, harekete geçmesi gereken kişilere proaktif olarak bildirim göndererek bu sorunu çözer.

Temel avantajlar:

• Azaltılmış yanıt süresi --- Ekip üyeleri kritik değişikliklerden bir sonraki toplantıda fark etmek yerine anında haberdar olur.
• Hesap verebilirlik --- Sorumlular ve paydaş kişilere, sahip olduklari veya takip ettikleri iş öğeleri güncellendiğinde doğrudan bildirim gönderilir.
• Son tarih takibi --- Son tarih hatırlatmaları ve gecikme uyarıları hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlar.
• Denetim izi --- Gönderilen her bildirim teslimat durumuyla birlikte kaydedilir, bu da uyarıların hedeflenen alıcılara ulaştığını doğrulamayı kolaylaştırır.

Sistem mimarisi

Uyarı sistemi altı birbiriyle bağlantılı alt sistemden oluşur:

Alt Sistem	Amaç	Yapılandırma sayfası
Trigger'lar	Hangi olayların bildirim oluşturacağını ve kimin alacağını tanımlar	Trigger'lar
Şablonlar	Tutarlı biçimlendirme için kategoriye göre düzenlenmis 21 sistem e-posta şablonu	Şablonlar
Durum eşlemeleri	İş akışınızdaki durumdan duruma geçişler için özelleştirilmiş uyarılar	Durum eşlemeleri
SMS yapılandırması	Twilio veya HTTP webhook aracılığıyla SMS teslimati için sağlayıcı kurulumu	SMS
Tercihler	Her olay türü için kullanıcı bazında kanal seçimi	Tercihler
Geçmiş	Teslimat durumu takibi ve sorun giderme ile gönderim kaydı	Geçmiş

Arka uç, tam uyarı yaşam döngüsünü trigger değerlendirmesinden teslimat onayına kadar desteklemek için 24 API endpoint, 6 özel servis ve 6 MongoDB koleksiyonu kullanır.

Yapılandırma iş akışı

SetGet'te uyarıların kurulumu mantıksal bir ilerleme izler. Her adımı hemen tamamlamanız gerekmez --- sistem kısmi yapılandırmayla çalışır ve zamanla kapsamı genişletebilirsiniz.

Adım 1: SMS kurulumu (isteğe bağlı)

Ekibinizin acil olaylar için SMS bildirimlerine ihtiyacı varsa, önce SMS sağlayıcınızı yapılandırın. Bu adım isteğe bağlıdır; e-posta ve uygulama içi uyarılar herhangi bir SMS yapılandırması olmadan çalışır.

1. Çalışma Alanı Ayarları > Hatırlatmalar > SMS bölümüne gidin.
2. Bir sağlayıcı seçin: Twilio veya Genel HTTP webhook.
3. Gerekli kimlik bilgilerini girin (ayrıntılar için SMS yapılandırması sayfasına bakın).
4. Teslimati doğrulamak için bir test SMS'i gönderin.

İPUCU

Ekibiniz yalnızca uygulama içi ve e-posta bildirimlerine ihtiyaç duyuyorsa bu adımı atlayın. SMS'i her zaman daha sonra ekleyebilirsiniz.

Adım 2: Kullanıcı tercihleri

Her çalışma alanı üyesi, her olay türü için hangi bildirim kanallarını almak istediğini yapılandırabilir.

1. Çalışma Alanı Ayarları > Hatırlatmalar > Tercihler bölümüne gidin.
2. Olay-kanal matrisini inceleyin.
3. 16 olay türünün her biri için kanalları (uygulama içi, e-posta, SMS) etkinleştirin veya devre dışı bırakın.
4. Herhangi bir olay için SMS etkinleştirildiyse, kullanıcı profilinde bir telefon numarasının kayıtlı olduğundan emin olun.

Tam yapılandırma referansı için Bildirim tercihleri sayfasına bakın.

Adım 3: E-posta trigger'ları

Trigger'lar uyarı sisteminin çekirdeğini oluşturur. Her trigger, bir olay türünü bir şablon ve bir alıcı grubuyla ilişkilendirir.

1. Çalışma Alanı Ayarları > Hatırlatmalar > Trigger'lar bölümüne gidin.
2. Trigger Oluştur düğmesine tıklayın.
3. Olay türünü seçin (örneğin, state_changed, due_date_passed).
4. Bir e-posta şablonu seçin.
5. Alıcıları tanımlayın (sorumlular, oluşturucu, aboneler veya belirli kullanıcılar).
6. İsteğe bağlı olarak kapsamı daraltmak için koşullar ekleyin.
7. Trigger'ı etkinleştirin.

Tam 16 olay referansı ve adım adım örnekler için Trigger'lar sayfasına bakın.

Adım 4: Durum eşlemeleri

Belirli durum geçişlerinin hedefli bildirimler gerektirdiği iş akışları için durum eşlemeleri oluşturun.

1. Çalışma Alanı Ayarları > Hatırlatmalar > Durum Eşlemeleri bölümüne gidin.
2. Eşleme Oluştur düğmesine tıklayın.
3. Kaynak durumu seçin (veya "herhangi bir durum" için boş bırakın).
4. Hedef durumu seçin.
5. Bir şablon ve alıcılar seçin.
6. Eşlemeyi etkinleştirin.

Kullanım senaryoları ve yapılandırma ayrıntıları için Durum eşlemeleri sayfasına bakın.

Adım 5: Şablon önizleme ve test

Trigger'ları üretim ortamında etkinleştirmeden önce, şablonlarınızı doğru şekilde işlendiğinden emin olmak için önizleyin ve test edin.

1. Çalışma Alanı Ayarları > Hatırlatmalar > Şablonlar bölümüne gidin.
2. Örnek verilerle önizlemek için herhangi bir şablonu seçin.
3. Kendinize bir test e-postası veya SMS göndermek için Test Gönder düğmesine tıklayın.
4. Biçimlendirme, değişken değiştirme ve teslimati doğrulayın.

Tam şablon kataloğu ve değişken referansı için Şablonlar sayfasına bakın.

İstatistik paneli

Hatırlatmalar genel bakış sayfası, çalışma alanınızın uyarı etkinliğini özetleyen gerçek zamanlı bir pano görüntüler:

Metrik	Açıklama
Bugün gönderilen e-postalar	Mevcut takvim gününde gönderilen toplam e-posta bildirimleri
Bugün gönderilen SMS'ler	Mevcut takvim gününde gönderilen toplam SMS mesajları
Aktif trigger'lar	Şu anda etkin olan ve olayları işleyen trigger sayısı
Başarı oranı	Başarıyla teslim edilen (başarısız olmayan) bildirimlerin yüzdesi
Son gönderimler	Durum bilgisiyle birlikte en son bildirim gönderimlerinin canlı akışı

Pano, bildirim sisteminiz için hızlı bir sağlık kontrolü sağlar. Düşen bir başarı oranı veya başarısız gönderimlerdeki ani bir artış, Geçmiş sayfasında araştırılması gereken bir yapılandırma veya teslimat sorununa işaret eder.

UYARI

İstatistik panosu çalışma alanı genelindeki toplamları yansıtır. Bireysel kullanıcı gönderim sayıları Geçmiş sayfasında filtreleme ile kullanılabilir.

Bildirim kanalları

SetGet üç bildirim kanalını destekler. Her kanalın farklı özellikleri vardır ve farklı aciliyet seviyelerine uygundur.

Uygulama içi bildirimler

Uygulama içi bildirimler, üst gezinme çubuğundaki zil simgesinden erişilen SetGet bildirim panelinde görünür. En düşük sürtünmeli kanaldır ve anında eylem gerektirmeyen bilgilendirme güncellemeleri için idealdir.

Özellikleri:

• Olay meydana geldiğinde anında teslim edilir
• Yalnızca kullanıcı SetGet'te aktifken görünür
• Okundu olarak işaretleme ve toplu kapatma destekler
• Harici bağımlılıkları veya yapılandırma gerektirmez
• Ücretsiz ve sınırsız

En uygun olduğu durumlar: Genel güncellemeler, yorum bildirimleri, etiket değişiklikleri, özellik güncellemeleri.

E-posta bildirimleri

E-posta bildirimleri, çalışma alanı SMTP yapılandırması kullanılarak kullanıcının kayıtlı e-posta adresine gönderilir. SetGet dışında kalıcı bir kayıt sağlar ve aktif olarak oturum açmamış kullanıcılara ulaşabilir.

Özellikleri:

• Çalışma alanı SMTP sunucusu üzerinden teslim edilir
• 21 sistem şablonu kullanılarak biçimlendirilir
• İş öğesi bağlamıyla HTML işlemeyi destekler
• Teslimat Geçmiş kaydında izlenir
• Örnek düzeyinde SMTP yapılandırması gerektirir

En uygun olduğu durumlar: Durum değişiklikleri, atama güncellemeleri, son tarih hatırlatmaları, etiketlemeler, döngü ve modül güncellemeleri.

SMS bildirimleri

SMS bildirimleri, kullanıcının kayıtlı telefon numarasına kısa metin mesajları iletir. En müdahaleci kanaldır ve gerçekten acil olaylar için ayrılmalıdır.

Özellikleri:

• Twilio veya özel bir HTTP webhook aracılığıyla teslim edilir
• Kısa mesaj gövdesi ile düz metinle sınırlıdır
• Mesaj başına maliyet içerir (Twilio) veya webhook sağlayıcınızın fiyatlandırmasına bağlıdır
• SMS sağlayıcı yapılandırması ve kullanıcı başına kayıtlı telefon numarası gerektirir
• Teslimat Geçmiş kaydında izlenir

En uygun olduğu durumlar: Geçen son tarihler, engelleyici durum geçişleri, kritik öncelik yükseltmeleri.

İPUCU

SMS'i az kullanın. Gerçekten anında dikkat gerektiren olaylar için ayırın. SMS'i aşırı kullanmak bildirim yorgunluğuna yol açar ve kullanıcıların kanalı tamamen devre dışı bırakmasına neden olur.

Uyarıların SetGet ile entegrasyonu

Uyarı sistemi, SetGet'in temel varlıklarıyla derinden entegredir. Bu entegrasyon noktalarını anlamak, etkili bir trigger stratejisi tasarlamanıza yardımcı olur.

İş öğeleri

İş öğeleri, uyarı olaylarının birincil kaynağıdır. Bir iş öğesindeki hemen hemen her değişiklik --- durum, sorumlu, öncelik, etiketler, son tarih, bağlantılar, ilişkiler, arşiv durumu --- bir bildirim tetikleyebilir. Uyarı sistemi bu olayları, aktörü otomatik abone yapan, sorumluları abone eden ve diğer tüm aboneleri bilgilendiren arka uçtaki NotificationDispatcher'dan alır.

Döngüler

Bir iş öğesi bir döngüye eklendiğinde veya çıkarıldığında cycle_changed olayı tetiklenir. Bu, döngü liderlerini yeni işin iterasyonlarına dahil edildiğini veya öğelerin kapsam dışına çıkarıldığını bildirmek için kullanışlıdır.

Modüller

Benzer şekilde, iş öğeleri modüllerle ilişkilendirildiğinde veya çıkarıldığında module_changed olayı tetiklenir. Modül sahipleri bu trigger'ı kapsam değişikliklerinden haberdar olmak için kullanabilir.

Yorumlar ve etiketlemeler

comment_added ve mentioned olayları işbirliği katmanıyla entegre olur. Bir kullanıcı bir yorumda @etiketlendiğinde, iş öğesine abone olup olmadığına bakılmaksızın hedefli bir bildirim alır.

Son tarihler

due_date_passed olayı, geçen iş öğelerini kontrol eden bir arka plan zamanlayıcısı tarafından değerlendirilir. Kullanıcı eylemlerinde tetiklenen diğer olayların aksine, son tarih uyarıları zaman tabanlı bir programa göre tetiklenir.

Uyarılar ve otomasyonlar karşılaştırması

SetGet olaylara yanıt veren iki sistem sağlar: Uyarılar ve Otomasyonlar. Bazı trigger olaylarını paylaşsalar da temelden farklı amaçlara hizmet ederler.

Yön	Uyarılar	Otomasyonlar
Amaç	Kişileri olaylar hakkında bilgilendirmek	Olaylara yanıt olarak eylemler gerçekleştirmek
Çıktı	Bildirimler (uygulama içi, e-posta, SMS)	Durum değişiklikleri, atamalar, özellik güncellemeleri
Yapılandırma	Çalışma alanı düzeyinde Hatırlatmalar ayarları	Proje düzeyinde Otomasyon ayarları
Kapsam	Çalışma alanı genelinde	Proje başına
Kullanıcı kontrolü	Kullanıcı başına kanal tercihleri	Kural düzeyinde etkinleştirme/devre dışı bırakma
Tipik kullanım	"Bir engelleyici oluşturulduğunda ekip liderine bildir"	"Yeni hataları otomatik olarak triyaj kuyruğuna ata"

Birini bilgilendirmek istediğinizde uyarıları kullanın. Bir şeyi değiştirmek istediğinizde otomasyonları kullanın. Birçok iş akışında her ikisini birlikte kullanırsınız: bir otomasyon bir iş öğesini yeni bir duruma taşır ve bir uyarı ilgili paydaş kişilere bu durum değişikliği hakkında bildirim gönderir.

Trigger-eylem kurallarını yapılandırma ayrıntıları için Otomasyonlar sayfasına bakın.

Erişim ve izinler

Uyarı yapılandırması çalışma alanı düzeyinde izinler gerektirir:

Eylem	Gerekli rol
Uyarı yapılandırmasını görüntüleme	Çalışma Alanı Üyesi
Trigger oluşturma/düzenleme/silme	Çalışma Alanı Yöneticisi
Durum eşlemesi oluşturma/düzenleme/silme	Çalışma Alanı Yöneticisi
SMS sağlayıcı yapılandırması	Çalışma Alanı Yöneticisi
Şablon önizleme ve test	Çalışma Alanı Yöneticisi
Kişisel bildirim tercihlerini düzenleme	Kimlik doğrulanmış herhangi bir kullanıcı
Gönderim geçmişini görüntüleme	Çalışma Alanı Yöneticisi

UYARI

Yalnızca çalışma alanı yöneticileri trigger, durum eşlemesi ve SMS yapılandırması oluşturup yönetebilir. Normal üyeler yalnızca kendi bildirim tercihlerini düzenleyebilir.

Hızlı başlangıç kontrol listesi

Uyarı sisteminizi çalışır hale getirmek için bu kontrol listesini kullanın:

• [ ] SMTP'nin örnek düzeyinde yapılandırıldığını doğrulayın (e-posta uyarıları için gereklidir)
• [ ] İsteğe bağlı olarak Hatırlatmalar > SMS altında bir SMS sağlayıcı yapılandırın
• [ ] Yüksek öncelikli bir olay için en az bir trigger oluşturun (örneğin, state_changed veya due_date_passed)
• [ ] Ekip üyelerinden Hatırlatmalar > Tercihler altında bildirim tercihlerini incelemelerini isteyin
• [ ] Teslimati doğrulamak için Şablonlar sayfasından bir test bildirimi gönderin
• [ ] Başarılı teslimati onaylamak için etkinleştirme sonrası Geçmiş sayfasını izleyin

Veri modeli

Uyarı sistemi, yapılandırma ve geçmişi depolamak için altı özel MongoDB koleksiyonu kullanır:

Koleksiyon	Amaç	Temel alanlar
alert_triggers	Trigger tanımlarını depolar	event_type, template_id, recipients, conditions, enabled
alert_templates	Sistem e-posta şablonu meta verilerini depolar	name, category, subject, body, sms_body, variables
alert_state_mappings	Durum geçişi eşleme kurallarını depolar	from_state, to_state, template_id, recipients, enabled
alert_sms_config	Çalışma alanı başına SMS sağlayıcı yapılandırmasını depolar	provider, credentials (şifrelenmiş), workspace_id
alert_preferences	Kullanıcı başına bildirim kanalı tercihlerini depolar	user_id, workspace_id, event_channel_map
alert_history	Teslimat durumuyla birlikte gönderim kaydı kayıtlarını depolar	channel, recipient, template, trigger, entity, status, error, timestamp

Tüm koleksiyonlar, çalışma alanı başına verimli sorgular için workspace_id üzerinde indexlenmiştir. Geçmiş koleksiyonunun filtreleme ve pano toplama için timestamp, status ve channel üzerinde ek indexleri vardır.

API endpoint'leri

Uyarı sistemi alt sisteme göre organize edilmiş 24 REST API endpoint sunar:

Alt Sistem	Endpoint'ler	Metodlar
Trigger'lar	4	GET (liste), POST (oluştur), PUT (güncelle), DELETE
Şablonlar	3	GET (liste), GET (önizleme), POST (test gönderimi)
Durum eşlemeleri	4	GET (liste), POST (oluştur), PUT (güncelle), DELETE
SMS yapılandırması	3	GET (mevcut yapılandırma), PUT (güncelle), POST (test gönderimi)
Tercihler	3	GET (mevcut kullanıcı), PUT (güncelle), POST (varsayılanlara sıfırla)
Geçmiş	4	GET (filtreli liste), GET (detay), GET (istatistikler), GET (dışarı aktar)
Pano	3	GET (bugünkü istatistikler), GET (başarı oranı), GET (son gönderimler)

Tüm endpoint'ler çalışma alanı düzeyinde kimlik doğrulama ve uygun rol izinleri gerektirir.

Sorun giderme

Belirti	Olası neden	Çözüm
E-posta gönderilmiyor	SMTP yapılandırılmamış veya kimlik bilgileri geçersiz	Örnek SMTP ayarlarını kontrol edin
E-posta gönderildi ama alınmadı	Spam filtresi veya yanlış alıcı adresi	Spam klasörlerini kontrol edin; kullanıcı e-posta adreslerini doğrulayın
SMS teslim edilmedi	SMS sağlayıcı yapılandırılmamış veya geçersiz kimlik bilgileri	SMS sorun giderme sayfasına bakın
Trigger tetiklenmiyor	Trigger devre dışı veya koşullar çok kısıtlayıcı	Trigger'lar sayfasında trigger durumunu ve koşulları kontrol edin
Başarı oranı düşüyor	Teslimat başarısızlıkları birikiyor	Geçmiş sayfasında başarısız gönderimleri inceleyin
Pano istatistikleri güncellenmiyor	Arka plan toplama gecikmesi	İstatistikler her 60 saniyede yenilenir; bekleyin ve yeniden yükleyin
Test gönderimi çalışıyor ama gerçek trigger'lar çalışmıyor	Trigger koşulları çok kısıtlayıcı	Koşulları inceleyin; test gönderimleri koşulları atlar

İlgili sayfalar

• Trigger'lar --- Olay tabanlı bildirim trigger'larını yapılandırın
• Şablonlar --- Sistem e-posta şablonlarını göz atın ve önizleyin
• Durum eşlemeleri --- Durum geçişi uyarıları oluşturun
• SMS yapılandırması --- SMS teslimat sağlayıcılarını kurun
• Bildirim tercihleri --- Kullanıcı başına kanal yapılandırması
• Uyarı geçmişi --- Gönderim kayıtlarını ve teslimat durumunu görüntüleyin
• En iyi uygulamalar --- Etkili bir bildirim stratejisi tasarlayın
• Otomasyonlar --- Otomatik iş akışları için trigger-eylem kuralları
• Bildirimler genel bakış --- Genel bildirim sistemi